Meetings und Besprechungen: die deutsche und die niederländische Art …

Zuletzt aktualisiert am 26. Februar 2018

Von den Niederlanden wird gesagt, das Land hätte een vergadercultuur – eine „Sitzungskultur“. Fast alles wird in overleg – in Absprache – beschlossen. Deutschland hingegen sei mehr hierarchisch eingestellt: der Chef entscheide.

Meeting

In diesem Duo-Gastbeitrag betrachten die buurtaal-Leser Meisje Barbara (eine Deutsche in den Niederlanden) und Gerard (ein Niederländer in Deutschland) die jeweils anderen Gepflogenheiten. Ein etwas längerer, aber wie ich finde spannender Artikel!

Die Ausgangssituation

Meisje Barbara beginnt …

Niederländische Sitzungen aus deutscher Sicht

Unsere Abteilung (15 feste Mitarbeiter und einige Teilzeitkräfte) möchte die uns zur Verfügung stehenden Räume neu aufteilen. Dazu wird eine Sitzung einberufen.

Und so fängt die Geschichte von Gerard an:

Deutsche Projekttreffen aus niederländischer Sicht

Meine Firma hat ein Projekt bei einem deutschen Automobilhersteller angenommen. Das Projekt beinhaltet die Konzeption, Entwicklung und Lieferung eines Systems, das serienmäßig an einem Sportfahrzeug montiert wird. Ich bin der Projektleiter auf niederländischer Seite und zusammen mit einem Kollegen werde ich alle zwei Wochen zu den Projekttreffen in Süddeutschland eingeladen.

Meisje Barbara: Runde 1

Bunte KaffeetassenWir kommen im Versammlungsraum zusammen, Tee und Kaffee stehen auf dem Tisch. 13 der festen Mitarbeiter und zwei Teilzeitkollegen sind anwesend, die anderen verhindert.

Unser Abteilungsleiter erzählt, warum eine Neuaufteilung sinnvoll ist. Seit der letzten Raumvergabe haben sich Bereiche verschoben und zwei neue Kollegen mit eigenen Aufgaben sind dazugekommen. Ich freue mich, dass so etwas hier im Team diskutiert wird, in Deutschland wären wir vor vollendete Tatsachen gestellt worden.

Nun äußert jeder der Anwesenden der Reihe nach seine Meinung zum Problem. Das dauert länger als die anberaumte Stunde. Einige müssen deshalb vor Ende der Sitzung gehen. Auch die freischaffenden Kollegen, die keinen eigenen Arbeitsplatz haben, kommen ausgiebig zu Wort. Es werden Arbeitssituationen beschrieben, mögliche Vorschläge gemacht, aber wir kommen in keine Diskussion darüber mit einem Für und Wider, es bleibt bei der Beschreibung.

Ich melde mich ab und zu zu Wort, obwohl ich noch nicht an der Reihe bin, und möchte direkt etwas zu einigen Problemen sagen. Ich merke, dass keiner meiner niederländischen Kollegen das macht und lasse es dann sein.

Nach anderthalb Stunden hat jeder seine Auffassung dargestellt, die Sitzung wird beendet und ein neuer Termin abgesprochen.

Ich bin einigermaßen verunsichert: Warum haben wir kein Ergebnis erzielt?

Meine Kollegen finden, dass die Sitzung gut verlaufen ist und kreativ war. Aha.

Per E-Mail bekommen wir ein Protokoll zugeschickt, in der jede Meinung in Kurzform dargestellt ist.

Gerard: Erstes Projekttreffen

BrezelWir melden uns beim Besucherempfang. Obwohl es bereits 9 Uhr ist und unser Treffen jetzt starten soll, werden wir noch nicht abgeholt. Erst um 9.18 Uhr sind wir im Versammlungsraum. Die Bewirtung ist prima. Kaffee, Tee und eine Auswahl an Getränken stehen für uns bereit. Zudem gibt es Butterbrezel. Lekker! Die schmecken nur in Süddeutschland.

Vom Automobilhersteller sind acht Personen eingeladen. Es sind vier anwesend. Der Beamer muss noch eingeschaltet und am Rechner angeschlossen werden. Letztendlich können wir um 9.30 Uhr loslegen. In den Niederlanden kenne ich Projekttreffen, die eine Stunde dauern und pünktlich anfangen. Zur deutschen Gründlichkeit, die wir in den Niederlanden manchmal als lächerlich übertrieben empfinden, gehört offenbar nicht, dass Projektbesprechungen pünktlich anfangen.

Die Verpflegung ist deutlich besser als ich es aus meiner Heimat kenne. Meistens beschränkt sich diese in den Niederlanden auf einen Pappbecher Automatenkaffee.

BeamerDas Projekttreffen wird anhand eines in Excel geschriebenen Protokolls geführt. Bei jedem Punkt sagt der Verantwortliche, was er alles unternommen hat. Es folgt eine Diskussion. Sehr genau und sehr direkt werden die Aufgaben verteilt und sofort protokolliert. Manchmal dauert es, weil der Schriftführer alles genau aufschreiben muss. Jeder kann über den Beamer mitverfolgen, was protokolliert wird. Der Projektleiter setzt uns sowie seine eigenen Projektmitarbeiter unter Zeitdruck.

In den drei bis dreieinhalb Stunden, die das Meeting dauert, wird alles sehr detailliert und in konstruktiver Atmosphäre besprochen und schriftlich festgehalten. Die Vorgehensweise, bei der sofort ersichtlich ist, was ins Protokoll kommt und wie die Excel-Tabelle mit Makro’s usw. vorbereitet ist, gefällt mir besonders gut. Meine Kollegen zuhause haben mich jedoch komisch angeschaut, als ich dieses System in meinem Projekt einführen wollte. Das Word-Dokument, das nachher geschrieben wird, reiche doch vollkommen aus? Das Protokoll würde sowieso nur von den wenigsten gelesen.

E-MailUm ca. 13 Uhr ist das Projekttreffen beendet. Das Protokoll wird abgespeichert und sofort per E-Mail verteilt. Es folgt ein herrliches Mittagsessen und ein abschließender Kaffee, wonach wir uns verabschieden und unsere über 500 km lange Rückreise antreten.

Meisje Barbara: Runde 2, zwei Wochen später

Im Sitzungszimmer stehen wieder Tee und Kaffee. Wir sind nur elf festangestellte Mitarbeiter, aber die, die beim letzten mal fehlten, sind dabei. Sie haben das Protokoll der vorherigen Sitzung nicht gelesen (Warum, frage ich mich, haben sie sich nicht die zehn Minuten dafür genommen?). Deswegen schildert unser Chef noch einmal die Situation.

AustauschNun äußern die neuen Kollegen ihre Meinung, dann geht es wieder die Runde rum. Einige haben neue Vorschläge, andere wiederholen ihre Vorstellung aus der letzten Sitzung.

Ich lerne: Wir führen einen Dialog; das heißt, es werden nur Meinungen gesammelt. Jede Meinung ist gleich viel wert. Wir versuchen nicht, uns gegenseitig zu überzeugen. Das wäre eine Diskussion.

Für die kommende Sitzung stellt unser Abteilungsleiter einen Vorschlag in Aussicht.

Soso, wir werden uns also noch einmal treffen.

Das Protokoll überfliege ich nur, schließlich war ich dabei.

Gerard: Zwischendurch

Im Protokoll sind für uns sehr viele To-Dos aufgenommen. Einige Punkte sind hinterher für uns nicht ganz klar. Wir rufen an, es geht jedoch keiner ans Apparat. Auch unsere E-Mails bleiben unbeantwortet.

Arbeiten am RechnerAm Freitagabend gegen 18 Uhr – ich bin schon zuhause – werde ich auf meinem Firmenhandy angerufen. Es ist der Projektleiter aus Deutschland. Er entschuldigt sich, dass er sich nicht früher gemeldet hat und er versucht, am Telefon unsere gesammelten Fragen zu beantworten. Auch teilt er mir noch mit, dass die Termine gehalten werden müssen, weil er sich intern auch verantworten muss. Er wünscht mir ein schönes Wochenende.

Einige Berichte schicke ich am Sonntagabend bereits zum Kunden. Ein Projektmitarbeiter auf Kundenseite sagte mir zwischendurch, dass ich das Wochenende geniessen und Berichte nur unter der Woche schreiben sollte. Ich bekomme den Eindruck, dass Zeitdruck auch beim Automobilhersteller oft ein dehnbarer Begriff ist.

Meisje Barbara: Runde 3, drei Wochen später

Es hat sich ein neues Problem ergeben: Wir müssen einen unserer Räume an eine andere Abteilung abgeben, die sich inzwischen stark vergrößert hat. Deshalb ist ein Vertreter dieser Abteilung anwesend und berichtet von der dortigen Situation. Ich nippe an meinem Kaffee und denke mir: War das vor fünf Wochen wirklich noch nicht bekannt? Dann hätten wir uns zwei Sitzungen sparen können.

Der von unserem Abteilungsleiter in Aussicht gestellte Vorschlag ist damit hinfällig. Da wir erst heute von der neuen Situation erfahren haben, vertagen wir uns auf einen späteren Termin.

Für diese Mitteilung hätte ich eigentlich keine Sitzung gebraucht, aber meine niederländischen Kollegen finden es wichtig, dass wir den Vertreter der anderen Abteilung hören konnten.

Gerard: Das nächste Projekttreffen, zwei Wochen später

Diesmal fängt das Treffen erst um 13.30 Uhr an. Es erscheinen nur drei Kollegen. Es läuft genauso wir immer ab. Es wird sehr viel diskutiert, zwischendurch werden die Kollegen vom Automobilhersteller angerufen und einmal wurde deswegen das Projekttreffen für zwanzig Minuten unterbrochen.

Meeting

Um 17 Uhr wage ich es zu fragen, ob wir mal langsam zu einem Ende kommen können. Wir müssen von Süddeutschland nämlich noch in die Niederlande zurück. Der letzte ICE fährt um 18.51 Uhr und vom Automobilhersteller bis zum Hauptbahnhof brauchen wir auch noch eine Stunde.

Man schaut uns zuerst etwas irritiert an. Dann jedoch fällt einem ein, dass wir aus dem Ausland hergereist sind. Die Besprechung wird jedoch ganz normal fortgeführt, ohne dass wirklich Rücksicht auf unserer Bitte genommen wird. Auf den letzten Drücker und mit sehr viel „Hausaufgaben“ erreichen wir unseren ICE.

Ich finde es in Ordnung, dass wir so spät loskommen. Wenn die Besprechung noch länger gedauert hätte, wäre es für mich kein Problem gewesen, dort in der Gegend zu übernachten. Der Zeitdruck ist hoch und wir können es uns nicht erlauben, den Start of Production zu verschieben. Ein bisschen Einfühlsamkeit beim Projektleiter wäre allerdings nicht verkehrt gewesen. In den Niederlanden wäre in so einem Fall die Besprechung sofort abgebrochen und die restlichen Punkten auf das nächste Projekttreffen verschoben worden.

Meisje Barbara: Runde 4, anderthalb Wochen später

Bei Tee und Kaffee geht es die Runde herum mit neuen Vorschlägen. Diesmal sind wir nur neun festangestellte Mitarbeiter, aber einige der fehlenden Personen haben eine schriftliche Meinung formuliert, die verlesen wird.

SchreibtischEndlich werden Arbeitsplätze und Räume aufgrund der gesammelten Ideen neu gemischt und hin- und hergeschoben. Einige Kollegen melden an, dass sie unter diesen Umständen einen neuen Tisch brauchen, andere geben an, ihren teilen zu können. Endlich wird es konkret!

Alle bedauern, dass wir so wenige sind und die abwesenden Kollegen nicht direkt am Geschehen teilnehmen können.

Das Sitzungsprotokoll vermeldet, dass unser Chef nun einen Vorschlag erarbeitet, der uns vor der nächsten Sitzung zugeschickt werden wird.

Gerard: Einer der nächsten Projekttreffen. Diemal bei uns in den Niederlanden.

Weil der Kunde gerne selber mal beobachten möchte, wie weit wir mit dem Projekt vorankommen, wird ein Treffen bei uns in der Firma vereinbart. Es kommen sechs Projektmitarbeiter in vier Sportwagen angereist. Jetzt wird nicht auf Kosten geachtet. Wir hatten als Anfangszeit 8.30 Uhr vereinbart, aber sie treffen erst gegen 8.50 Uhr ein.

„Wir hatten gestern eine sehr lange Anreise und wir sind auch noch falsch gefahren und erst in Venlo haben wir bemerkt, dass Enschede in einem anderen Teil der Niederlande liegt. Ausserdem gab es eine lange Warteschlange an der Hotelrezeption.“

Der Kunde wird durch unser Werk geführt und anschliessend wird das Protokoll durchgenommen und aktualisiert. Diesmal auf Papier, da der Kunde bei uns keinen Zugriff auf sein internes Projektlaufwerk hat. „Wir schicken es Euch sofort zu.“, wird uns zugesichert.

Als es noch eine konkrete Frage gibt und ich anbiete, nochmal ins Werk zu gehen, wird sofort gesagt, dass „wir spätestens nach dem Mittagsessen losfahren müssen, da wir noch eine ganz lange Rückreise haben und bei Köln die Autobahnen mit Sicherheit voll sind.“

Um 12 Uhr wollen wir zu Tisch. Das Mittagsessen in den Niederlanden beschränkt sich allerdings meist auf ein Brötchen mit einer Suppe oder Kroket und deswegen schlägt der Projektleiter vor, an der Imbissbude eine frikandel speciaal zu essen. Beim Essen werden wir noch gefragt, wo der nächste Supermarkt sei. Man möchte nämlich noch einige „Hollandsachen“ kaufen. Na endlich … Auch unsere Freunde vom Automobilhersteller sind normale Menschen.

Meisje Barbara: Runde 5, zwei Wochen später

Wir sind beinahe vollzählig, 14 der Festmitarbeiter sind da. Der Vorschlag der neuen Raum- und Platzverteilung liegt auf dem Tisch, er stimmt mit dem überein, was wir in der vergangenen Sitzung besprochen hatten. Die bei Runde vier abwesenden Kollegen haben dazu Fragen, legen ihre Ideen noch einmal dar.

Mir reißt allmählich der Geduldsfaden: Kommen wir überhaupt mal zu einem Ergebnis? Ich erwische mich dabei, dass ich ein administratives Vorgehen einfacher fände. Aber das denke ich nur und schenke mir den dritten Kaffee ein.

ZusammenarbeitDer Vorschlag wird angepasst, dann darf jeder sagen, wie er das Ergebnis findet. Nicht alle sind mit ihrer neuen Arbeitssituation zufrieden.

Unser Abteilungsleiter beendet die Sitzung mit einem Dank für die kreative und kollegiale Mitarbeit und dem Satz „Wir können das alles aber auch ganz anders machen.“

NEIN!!!

Gerard: Die Schlussbesprechung, 14 Monate später

Es ist uns gelungen. Wir haben den Serienfähigkeitsnachweis erteilt bekommen und unser System ist vom Kunden mit der Note 1 bewertet worden. Die Entwicklung ist damit beendet und das gesamte Projektteam wird zum Automobilhersteller eingeladen.

Es folgt ein sehr schönes Programm mit zwei Vorträgen über das neu entwickelte Fahrzeug mit unserem System. Ausgiebig wird berichtet, wie gut unser System funktioniert.

Anschließend gibt es ein (einfaches) Abendessen mit viel Bier und wir verabschieden uns als Freunde. Jedes Mitglied des Projektteams kann mal im Sportwagen mitfahren und alle fahren sehr beeindruckt wieder nach Hause.

Sportwagen

Ich finde diese Art von Abschlussfeiern super. Eine richtige Anerkennung unserer Leistungen. Obwohl das Lob, das der Automobilhersteller uns erteilt, mich persönlich erröten lässt, tut uns diese Anerkennung gut. In den Niederlanden ist so etwas extrem unüblich. Aber immerhin haben wir gemeinsam dreieinhalb Jahre in diesem Projekt zusammengearbeitet. Ich finde es also durchaus angebracht.

Alle Bilder in diesem Beitrag stammen von Pixabay, wo sie unter einer CC0 Public Domain-Lizenz zur freien Verwendung veröffentlicht wurden.


Habt Ihr ähnliche Erfahrungen wie Meisje Barbara und Gerard? Oder ganz andere? Empfandet Ihr das jeweilige andere „System“ als Kulturschock? Wir sind alle drei gespannt!

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Geschrieben von Gastautor

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  1. Dass es diesen Unterschied gibt, wusste ich zwar, nicht aber, wie das konkret aussieht/aussehen kann. Deshalb vielen Dank an Meisje Barbara und Gerard für die anschauliche Schilderung. Und Dir, liebe Alexandra, natürlich auch. Buurtaal ist einfach toll und unersetzlich! Gruß von Eva

    Antworten

    1. Die Idee für diesen Beitrag kam von Meisje Barbara. Für die niederländische Sicht auf deutsche Meetings habe ich dann Gerard gefragt, ob er Lust hat, seine Erfahrungen zu schildern. Dazu war er gerne bereit. Es ist der bisher längste Artikel auf buurtaal geworden, aber ich finde, er gibt sehr schöne Einblicke.

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      1. Helemaal mee eens, Alex
        Ik vond het een spannend verhaal

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  2. Superinteressant. Obwohl ich keine der beiden Seiten wiedererkenne.

    Seit drei Wochen arbeite ich jetzt in einer IT-Abteilung in Hamburg, kann also noch nicht viel vergleichen.
    Die niederländische Seite, die ich nach 40 Jahren wohl zu genüge kenne, kommt mir aber unbekannt vor.

    Bis jetzt sind mir noch keine großen Unterschiede aufgefallen. Es sei denn, daß niederländische Arbeitgeber höflicher sind: da bekommt man einen Kaffee beim Bewerbungsgespräch. Man ist ja Gast der Firma….

    Ich melde mich in einem Jahr wieder zum Thema. Mal sehen, ob ich dann Mädchen Barbara oder Gerard zustimmen kann, oder gerade nicht.

    Antworten

    1. Die niederländische Seite, die ich nach 40 Jahren wohl zu genüge kenne, kommt mir aber unbekannt vor.

      Das macht mich aber neugierig nach Deinen Erfahrungen, Romke :-)

      Ich wünsche Dir viel Erfolg im neuen Job!

      Antworten

  3. Ik herken wel het e.e.a. in het bovenstaande, maar heb zelf toch ook andere ervaringen. Dwz ik heb veel projecten in het buitenland gedaan en daar horen besprekingen bij. Bij de klant, bij de leveranciers en bij ons op het kantoor. Over techniek, geld en vooral het terugverdienen (Return on Investment). In Duitsland heb ik alleen een paar dagen bij een leverancier tegen de Tjechische grens vergaderd. Ik merkte weinig verschil. Overigens ook niet met Amerikanen, Fransen, Brazilianen of Chinezen. Binnen ons kantoor waren de verschillen veel groter. Technici vergaderen anders dan de Ondernemingsraad of de financiele mensen. Zelf behoorde ik tot de techneuten en die vergaderen als het even kan niet. Ze draaien eens de stoelen bij elkaar en spreken elkaar in de gang of in de kroeg als er weer eens iets te vieren valt. We hadden ook vakgroepvergaderingen. Ik behoorde tot die van de elektrotechniek. 4x per jaar werd er met elkaar gesproken en een deel nam er geen tijd voor. Je had er niets aan aangezien daar alles om projecten draaide en niet om het eigen vakgebied. Tegenwoordig vergader ik vaak bij gemeentes/ambtenaren en bij vrijwilligers en zelfs daar zie ik meer overeenkomsten dan verschillen.

    Punt is wel als er tolken bij komen, zoals in de Ukraine en Taiwan. Dat vergadert enorm stroperig. De mensen spreken goed engels, maar verschuilen zich achter de tolk, die ook nog een andere functie heeft als een oogje in het zeil houden.

    Antworten

    1. Letztendlich werden die Übereinkünfte tatsächlich größer sein als die Unterschiede. Das denke ich auch. Trotzdem sind es oft die (vermeintlichen) Kleinigkeiten, über die man in der Praxis stolpert, wenn man es anders gewohnt ist.

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  4. Ich habe Besprechungen in den 60 Jahren meines Lebens immer nur mit Deutschen gehabt, aber in den unterschiedlichsten Gebieten (Kreisverwaltung, Universität, gemeinnütziger Verein, Baubehörde, Elternversammlung), in verschiedenen Rollen (Arbeitnehmer, Ehrenamtler, Vortragender, Inputgeber, passiver Zuhörer) und mit den unterschiedlichsten Wortführern (Alpha-Chefs, „zerstreute Professoren“, „schön-dass-wir-mal-drüber-reden-Ergebnisvermeider“) und mehr oder weniger konzentrierten, interessierten oder fachkundigen Teilnehmern, mit oder ohne Kaffee, Keksen oder kaltem Bufett. So viele Arten von Besprechungen, so vielerlei, was schief gehen kann. Ich denke, dagegen sind die Unterschiede zwischen Deutschen und Niederländern gering.

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    1. Vielleicht hätte ich Dich als Gastautor fragen sollen, Dieter ;-)

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  5. Ich freue mich über die viele Kommentare. Vielen Dank dafür :)
    Natürlich sind die Übereinstimmungen zwischen Deutschland und den Niederlanden viel größer als die Unterschiede. Desto auffälliger sind aber die Unterschiede. Sie werden in unserem Beitrag betont. Ich arbeite für eine indische Firma und bin 3 – 4 mal pro Jahr in Indien. Arbeitsbesprechungen dort sind total anders. Und nicht nur die Arbeitsbesprechungen. Ich behaupte mal dass je östlicher man kommt, desto größer unsere Unterschiede sind.
    Jedoch gibt es grundsätzlich (Kultur)Unterschiede zwischen unseren Ländern. Ich finde, die Unterschiede kann man gut verstehen indem man annimmt, dass Niederländer Händler sind (vielleicht sogar Schrottwagenhändler) und Deutsche Ingenieure sind, die von Ingenieursleistungen anderer auch begeistert sein können. Außerdem sind, m.M.n. Deutsche gesetzetreu und haben Holländer mit Autorität nichts am Hut. Und diese Unterschiede kommen in unserem gemeinsamen Beitrag zum Ausdruck, finde ich.

    Antworten

    1. Romke Egbers 30-04-2016 at 22:35

      Hallo, Gerard
      Ich glaube, daß nicht nur die Holländer mit Autorität nichts am Hut haben. Die andere Niederländer sind genau so. Ich bin ein stolzer Friese und habe deshalb vielleicht sogar ein noch größeres Unabhängigkeits- und Selbständigkeits-Gefühl als die Holländer.

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      1. Hahaha… Du hast recht, Romke. Als Tukker meinte ich natürlich Niederländer ;-)

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  6. Was die vergaderingen angeht, fällt mir einfach ihre schiere Anzahl auf – und gerade in Projektabschlussphasen, wo man eigentlich damit beschäftigt ist, die Aufgaben abzuarbeiten, werden sie eher mehr als weniger. Auch wird immer auf persönliche Anwesenheit Wert gelegt. Was die Deutschen in einem Telefonat erledigen, dafür gibt es mindestens eine Videokonferenz, bevorzugt aber ein persönliches Treffen. Wobei mir oft auffällt, dass die Niederländer aufgrund ihrer kleineren Fläche die Anreisezeit unterschätzen und Meetings am Montagmorgen ansetzen, so dass man schon mal vorsichtig darauf hinweisen muss, dass man dann am Sonntagnachmittag anreisen müsste. Kommen sie dagegen nach Deutschland, stört es sie überhaupt nicht, für 2 Stunden Meeting 10 Stunden unterwegs zu sein – Hauptsache man trifft sich.

    Aber das tollste ist wirklich die Atmosphäre, denn man unterhält sich nett und fühlt sich immer als Mensch und als nicht wie in Deutschland als Funktionsträger wahrgenommen. Mir fällt in der Zusammenarbeit mit niederländischen Kollegen allerdings auf, dass die Hierarchiefreiheit oft nur vorgeschoben ist. Es wird jede Meinung gehört, aber von der Autorität, mit der eine Entscheidung durch den Manager durchgesetzt wird, unterscheiden sich die Kulturen kaum. Es ist eher der Ton: Ein niederländischer Chef wird sich hüten, eine Anweisung aufgrund seiner Position zu geben: „Ich will, dass Sie x tun“. Sondern er kleidet sie in motivierende Worte ein: „Ist es nicht eine gute Idee, wenn wir x tun?“. Der Subtext ist genau der gleiche.

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    1. Danke Dir für diese wertvollen Ergänzungen Stefan. Offensichtlich hast Du viel Erfahrung mit vergaderingen in beiden Kulturkreisen :-)

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      1. Ja, ich arbeite in einem deutsch-niederländisch gemischten Team bei einem staatsbedrijf, der 2009 mit dem Motto „Het Duits avontuur“ in die Schlagzeilen gekommen ist :-)

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